Управление печатью в организации: контроль, учёт и квоты

Управление печатью (Print Management) — это централизованный контроль всех принтеров и МФУ (многофункциональных устройств: печать, сканирование, копирование) компании, учёт каждой напечатанной страницы и квоты на печать для сотрудников и отделов.

Какую проблему решает

В офисе на полсотни человек обычно стоит десяток разрозненных устройств. Никто не знает, кто сколько печатает, куда уходят картриджи и тонер, почему именно этот принтер постоянно «заклинивает». Сотрудники печатают личные документы, ставят на печать сотни страниц и забывают забрать их с лотка. Расходники заканчиваются внезапно, а ИТ-специалист настраивает каждый принтер вручную на каждом новом компьютере.

Система управления печатью наводит порядок. Все устройства попадают под единый контроль: видно, кто и сколько печатает, какие документы уходят в цвет (он дороже), на каких аппаратах чаще всего ошибки. Появляются квоты — лимиты страниц на сотрудника или отдел, после которых печать требует согласования.

Как это устроено

Основа — сервер печати, через который проходят все задания. Драйверы принтеров устанавливаются один раз на сервер, а сотрудники подключаются к общим очередям. Это снимает с ИТ-специалиста ручную настройку каждого рабочего места.

Дальше подключается учёт и квотирование. Каждое задание фиксируется: кто отправил, на какой аппарат, сколько страниц, цвет или ч/б, двусторонняя печать или нет. На основе статистики выставляются квоты и формируются отчёты по отделам.

Безопасная печать (Follow-me) — документ не печатается сразу, а ждёт, пока сотрудник подойдёт к любому аппарату и приложит карту или введёт ПИН. Это исключает забытые на лотке конфиденциальные документы и сокращает количество ненужных распечаток.

Управление печатью обычно интегрируется с Active Directory и групповыми политиками: права, очереди и квоты привязываются к учётным записям и группам пользователей из домена.

Что это даёт бизнесу

• Снижение расходов на бумагу, картриджи и тонер за счёт квот и двусторонней печати по умолчанию
• Прозрачность: понятно, какой отдел сколько печатает и где перерасход
• Меньше работы у ИТ: централизованная установка драйверов и очередей вместо настройки каждого ПК
• Защита конфиденциальных документов через безопасную печать с авторизацией у аппарата
• Экологичность и порядок — меньше брошенных распечаток на лотках

Что включает наша услуга

• Инвентаризация парка принтеров и МФУ в рамках общей инвентаризации ИТ-активов
• Развёртывание сервера печати и единых очередей
• Внедрение системы учёта и квотирования (например, на базе платформ вроде YSoft SafeQ)
• Настройка безопасной печати Follow-me с картами или ПИН-кодами
• Интеграция с доменом, отчётность по отделам
• Поддержка и пополнение расходников по сервисной модели

Управление печатью — типовой блок в составе ИТ-аутсорсинга. Подробнее о том, что входит в ИТ-аутсорсинг — перечень услуг.

Связанные термины

• YSoft SafeQ — платформа управления печатью — система учёта, квотирования и безопасной печати
• Инвентаризация ИТ-активов — учёт всего оборудования, включая принтеры и МФУ
• Active Directory, GPO и ADFS — управление пользователями и политиками, к которым привязываются квоты печати

Получить расчёт

Откройте калькулятор, отметьте нужные услуги — получите ориентир за минуту. Финальная смета — после обследования парка устройств.