Аудит лицензий ПО: инвентаризация и проверка соответствия

Аудит лицензий ПО — это инвентаризация всего установленного на компьютерах и серверах софта и проверка его соответствия имеющимся лицензиям. Цель — понять, чем компания реально пользуется, что куплено легально, чего не хватает, а за что переплачено.

Зачем это нужно

В большинстве компаний никто точно не знает, какие программы стоят на рабочих местах. За годы работы накапливается случайный софт: пробные версии, скачанные сотрудниками утилиты, дубли офисных пакетов, старые версии после обновлений. Часть программ установлена без лицензий, часть лицензий куплена, но не используется — деньги уходят впустую.

Когда приходит проверка правообладателя или контролирующего органа, нелегальное ПО оборачивается серьёзными юридическими и репутационными рисками. Аудит лицензий снимает эту неопределённость: появляется полная картина, что установлено, чем компания владеет легально и где нужно докупить или, наоборот, можно отказаться от лишних подписок.

Как проводится аудит

Шаг 1. Инвентаризация ПО. Специальный агент или сетевой сканер собирает список всего установленного софта на каждой машине: название, версия, издатель, дата установки, факт использования. Это часть общей инвентаризации ИТ-активов.

Шаг 2. Сбор правоустанавливающих документов. Собираются все лицензии, договоры, счета, ключи и сведения о подписках — то, чем компания подтверждает право использования каждой программы.

Шаг 3. Сверка. Установленное ПО сопоставляется с купленными лицензиями. Выявляются три категории: нелегальное (установлено без лицензии), избыточное (куплено больше лицензий, чем нужно) и недостающее (используется больше, чем оплачено).

Шаг 4. Отчёт и рекомендации. Формируется реестр ПО с заключением: что узаконить, что докупить, от чего отказаться, чем заменить (в том числе на отечественные или свободные аналоги).

Регулярный аудит — основа управления программными активами (SAM), когда учёт лицензий ведётся постоянно, а не разово.

Что это даёт бизнесу

• Снижение юридических рисков — нет нелегального софта, есть подтверждающие документы
• Экономия — отказ от неиспользуемых подписок и лишних лицензий
• Прозрачность ИТ-расходов на софт, что упрощает планирование
• Готовность к проверкам правообладателей и контролирующих органов
• Основа для перехода на импортонезависимые и свободные аналоги

Что включает наша услуга

• Автоматизированная инвентаризация ПО на всех рабочих местах и серверах
• Сбор и систематизация лицензионных документов
• Сверка установленного софта с лицензиями (см. лицензирование ПО)
• Отчёт с категоризацией рисков и рекомендациями
• Помощь в легализации и оптимизации портфеля лицензий
• Постановка процесса SAM для постоянного учёта

Аудит лицензий помогает грамотно спланировать траты на софт. Подробнее — в материале о том, как спланировать ИТ-бюджет компании.

Связанные термины

• Лицензирование ПО — типы лицензий и правила использования программного обеспечения
• Управление программными активами (SAM) — постоянный учёт и оптимизация лицензий
• Инвентаризация ИТ-активов — учёт всего оборудования и ПО компании

Получить расчёт

Откройте калькулятор, отметьте нужные услуги — получите ориентир за минуту. Финальная смета — после оценки количества рабочих мест.